Creșterea și succesul unei companii nu se întâmplă niciodată peste noapte și, foarte adesea, numeroase companii sunt în întuneric cu privire la modul în care își desfășoară activitatea. Setarea și monitorizarea unor obiective este extrem de importantă dacă scopul tău este să dezvolți un business de succes, care să evolueze de la an la an.
Creșterea și succesul final al afaceriii tale vor fi determinate de consistența rezultatelor pe care le obții, iar aceste rezultate pot fi obținute numai dacă echipa ta îndeplinește în mod constant obiectivele și țintele propuse.
Ce sunt aceste ținte, cum le definești și cum te ajută ele? Totul începe cu cunoașterea anumitor informații esențiale legate de marketing și KPIs.
Hai să deslușim acest mister împreună și să definim obiectivele business-ului tău!
Ce înseamnă KPI – definiție?
KPI reprezintă prescurtarea de la cuvintele „indicator cheie de performanță”.
Un indicator cheie de performanță (KPI) este un tip de măsură care este utilizat pentru a evalua performanța unei organizații în raport cu obiectivele sale strategice. KPI-urile ajută la reducerea complexității asociate cu urmărirea performanței prin reducerea unui număr mare de măsuri într-un număr practic de indicatori „cheie”.
KPI-urile pot fi utilizate pentru a urmări performanța operațională a departamentelor, proiectelor sau persoanelor în raport cu anumite ținte sau obiective. Ele pot oferi, de asemenea, și un instrument de management pentru a obține informații și luarea deciziilor.
KPI-urile, dacă sunt setate corect, te pot ajuta în momentul în care vrei să calculezi ROI-ul (Return Of Investment),
Tipuri de KPIs
Majoritatea KPI-urilor se încadrează în patru categorii diferite, fiecare categorie având propriile caracteristici, interval de timp și utilizatori.
Iată care sunt aceste categorii:
- KPIs strategice
KPI-urile strategice sunt utilizate, de obicei, la cel mai înalt nivel. Aceste tipuri de KPI-uri pot indica modul în care se descurcă o companie. Directorii sunt cel mai probabil cei care se folosesc de KPI strategici, iar exemplele din această categorie includ randamentul investiției, marja de profit și veniturile totale ale companiei.
- KPIs operaționale
KPI-urile operaționale sunt concentrate pe un interval de timp mai restrâns. Acești KPI măsoară modul în care o companie se descurcă de la o lună la lună (sau chiar de la o zi la alta) analizând diferite procese, segmente sau locații geografice. Aceștia sunt adesea folosiți de personalul de conducere și sunt utilizați pentru a analiza întrebările care derivă din analiza KPI-urilor strategice. De exemplu, dacă un director observă că veniturile la nivel de companie au scăzut, se poate întreba ce linii de produse au probleme.
- KPIs funcționale
KPI-urile funcționale se concentrează pe anumite departamente sau funcții din cadrul unei companii. De exemplu, departamentul financiar poate urmări câți furnizori noi înregistrează în sistemul lor de informații contabile în fiecare lună, în timp ce departamentul de marketing măsoară câte clickuri a primit fiecare distribuție de e-mail. Aceste tipuri de KPIs pot fi strategice sau operaționale, dar oferă cea mai mare valoare unui anumit set de utilizatori.
- KPIs lagging și leading
Indicatorii KPI de tip lagging și leading descriu natura datelor care sunt analizate și dacă semnalează ceva ce urmează să vină sau ceva ce s-a întâmplat deja.
Spre exemplu, vom lua în considerare două KPI-uri diferite: numărul de ore suplimentare lucrate și marja de profit pentru un produs emblematic. Numărul de ore suplimentare lucrate poate fi un KPI principal în cazul în care compania începe să observe o calitate mai slabă a producției. Alternativ, marjele de profit sunt rezultatul operațiunilor și sunt considerate un indicator de tip lagging.
Calcul KPI – cum măsori indicatorii de performanță?
Pentru a efectua un calcul depinde foarte mult de KPI-ul efectiv măsurat. În general, companiile măsoară și urmăresc KPI-urile prin intermediul software-ului de analiză de afaceri și al instrumentelor de raportare. Aceasta include totul, de la colectarea de date prin surse de încredere, stocarea în siguranță a informațiilor, curățarea datelor pentru a le standardiza formatul pentru analiză și strângerea efectivă a numărului.
Cum îți dai seama că un KPI este bun?
Un KPI bun este realist, simplu și ușor de măsurat. Iată câteva sfaturi de reținut pentru a seta KPI-uri bune:
- KPI-urile ar trebui să fie aliniate cu strategia generală de afaceri și cu rezultatele. De exemplu, să presupunem că afacerea ta are un obiectiv de a crește venitul lunar recurent cu 20% până la sfârșitul anului fiscal. Dacă faci parte din echipa de vânzări, KPI-ul tău ar putea fi creșterea numărului de clienți potențiali de intrare cu 50% până la sfârșitul trimestrului 3 . KPI-ul tău contribuie la obiectivul general al afacerii, deoarece noi clienți potențiali = potențial de venit.
- KPI-urile ar trebui să fie acționabile. Odată ce ai setat KPI-ul, trebuie să subliniezi pașii pe care îi vei face pentru a-l atinge și valorile pe care le vei măsura pe parcurs. Dacă obiectivul este să crești numărul de clienți potențiali, ar trebui să ai un plan în vigoare pentru a face acest lucru, precum ar fi să muți mai mulți clienți potențiali de la etapa MQL (Marketing calificat lead) la etapa SQL (Sales qualified lead). Pașii acționați te vor pregăti pentru succes în atingerea KPI-urilor. De asemenea, merită remarcat faptul că KPI-urile nu ar trebui să stimuleze întrebări suplimentare, ar trebui să facă exact opusul: să inspire acțiune.
- KPI-urile ar trebui să fie realiste. Un sfat bun este să începi cu KPIs mici. KPI-urile mari, deși ar putea arăta bine pe hârtie, nu îți fac nicio favoare ție sau echipei tale dacă nu sunt realiste de la început.
- KPI-urile ar trebui să fie măsurabile. Când setezi KPI, întreabă-te: Ce încerci să obții? Care este rezultatul final dorit? Care este cronologia? Nu uitați să adăugi și: Cum îmi voi măsura KPI-urile? Adesea, un instrument de analiză este o modalitate excelentă de a urmări progresul în raport cu KPI-urile. În acest fel, poți construi o măsurătoare (precum ar fi clienții potențiali) și poți vedea ușor și rapid progresul într-o vizualizare a datelor.
De ce sunt indicatorii importanți pentru afacerea ta?
KPI-urile sunt o modalitate importantă de a te asigura că echipele tale sprijină obiectivele generale ale organizației. Iată câteva dintre cele mai mari motive pentru care ai nevoie de indicatori cheie de performanță:
- Păstrează angajații responsabili: indicatorii cheie de performanță pot urmări progresul până la nivel individual. Dacă KPI-ul unei echipe de vânzări este numărul de vânzări lunare per persoană, liderii de echipă pot înțelege cu ușurință cât de mult contribuie fiecare persoană la succesul departamentului, dacă își ating sau nu obiectivele.
- Permit managerilor să se ajusteze: odată ce managerii au KPI-uri în vigoare, este mai ușor să ajustezi strategia dacă echipa sau indivizii nu își ating obiectivele. Acest lucru nu trebuie să însemne concedierea celor mai slabi performanți, și ar putea însemna oferirea de instruire și îndrumare suplimentară celor care oferă performanțe ridicate.
- Se asigură că toată lumea este pe aceeași pagină. Oamenii văd succesul diferit. De exemplu, dacă un membru al echipei IT și un contabil lucrează împreună la un proiect, probabil că vor măsura succesul diferit. KPI-urile stabilesc un standard și obiective comune pentru care toată lumea să lucreze, clarificând așteptările și prioritățile chiar de la început.
- Evaluează starea de sănătate a unei afaceri: KPI-urile ajută companiile să vadă în mod obiectiv cum funcționează organizația. KPI-urile financiare, de exemplu, arată profitabilitatea, în timp ce ratele de retenție a angajaților pot indica puterea culturii unei companii.
Ghid pentru alegerea și urmărirea KPIs
Pasul 1: Alege una sau două măsuri care contribuie direct la fiecare dintre obiectivele tale.
Deși organizația are multe părți mobile care sunt parte integrantă a operațiunilor și performanței sale, nu este posibil sau eficient să urmărești tot ce se întâmplă în interior. În primul rând, nu toate măsurile sunt suficient de importante pentru a fi urmărite. Pe de altă parte, urmărirea prea multor măsuri creează o muncă inutilă care în cele din urmă nu va fi utilă.
În schimb, alege una sau două valori pentru fiecare dintre obiectivele tale, care îți vor fi cel mai utile în atingerea lor. Se pot aplica mai multe valori, dar doar câteva dintre ele vor avea un impact suficient pentru a îmbunătăți performanța.
Pasul 2: Asigură-te că măsurile îndeplinesc criteriile pentru un KPI bun.
Pe lângă faptul că te asiguri că KPI-urile alese sunt indicatori adevărați ai performanței, acestea ar trebui să aibă și câteva caracteristici suplimentare care să le semnaleze eficacitatea. Pune-ți aceste întrebări despre fiecare KPI pe care îl iei în considerare:
- Poate fi ușor cuantificat?
- Suntem capabili să influențăm/conducem schimbarea folosind acest KPI sau este în afara controlului nostru?
- Acest KPI se conectează la obiectivul nostru, precum și la strategia generală?
- Este simplu de definit și de înțeles?
- Poate fi măsurat atât în timp util, cât și în mod precis?
- Contribuie la o gamă largă de perspective – și anume client, financiar, procese interne, învățare și creștere?
- Va mai fi relevant pe viitor?
Dacă răspunsul este „nu” la multe dintre aceste întrebări, poate fi un semn că KPI-ul fie trebuie modificat, fie înlocuit cu totul.
Pasul 3: Atribuie responsabilitatea pentru fiecare KPI anumitor persoane.
Indicatorii KPI sunt un instrument important în măsurarea progresului, dar este mai probabil să se acționeze asupra lor dacă cineva este considerat responsabil pentru urmărirea și raportarea lor. Un avantaj suplimentar: partea responsabilă este, de obicei, mai înclinată să dorească ca măsura să reușească, decât să accepte o performanță insuficientă. Chiar dacă tot aceeași persoana este responsabilă de raportarea KPI-ul său, poți paria că preferă să raporteze vești bune decât vești proaste – ceea ce o motivează și mai mult.
Pasul 4: Monitorizează și raportează KPI-urile.
În cele din urmă, este necesar să revizuiești în permanență KPI-urile și performanța acestora la o frecvență de raportare lunară, trimestrială sau altă frecvență predefinită. Monitorizarea regulată face ușor să urmăreștii intervalul de timp în care ceva poate să fi avut performanțe slabe sau superperformante, precum și ceea ce s-ar putea întâmpla în această perioadă pentru a provoca schimbarea.
Pentru a te asigura că întreaga echipă este pe aceeași pagină – și pentru că multe măsuri și obiective sunt interconectate – este esențial să raportezi aceste constatări tuturor părților relevante. Multe organizații încearcă să folosească foi de calcul pentru a urmări KPI, o metodă care adesea vine cu probleme precum conflicte de control al versiunilor și erori de calcul. O alternativă mai bună (și mai simplă) este utilizarea software-urilor de management al performanței.
Iată câteva exemple de modele indicatori de performanță
Indicatori de performanță în vânzări – exemple
Asigură-te că echipele tale îndeplinesc obiectivele de vânzări urmărind și revizuind regulat indicatorii cheie de performanță a vânzărilor, inclusiv cei pentru clienți potențiali, oportunități, vânzări încheiate și volum.
Iată câteva exemple de KPI-uri pentru echipele de vânzări:
- Noi clienți potențiali de intrare;
- Noi oportunități calificate;
- Volumul vânzărilor în funcție de locație;
- Valoarea medie a comenzii.
Indicatori de performanță în marketing – exemple
Obține un control asupra cheltuielilor de marketing, ratelor de conversie și altor indicatori ai succesului în marketing, definind clar indicatorii cheie de performanță și aliniindu-i cu obiectivele strategice ale organizației tale.
Iată câțiva KPIs de marketing care să te ajute să începi:
- Clienți potențiali calificați în marketing (MQLs);
- Clienți potențiali calificați pentru vânzări (SQL);
- Rate de conversie (pentru anumite obiective);
- Rentabilitatea investiției programului social (pe platformă);
- Rentabilitatea cheltuielilor publicitare (ROAS).
La ce greșeli ar trebui să fii atent atunci când definești un KPI?
Indicatorii KPI există de zeci de ani și tone de organizații de pe tot globul îi folosesc. Însă, aceștia sunt adesea interpretați greșit și utilizați incorect. Pentru a evita această situație, iată cinci greșeli la care să fii atent atunci când definești un KPI:
- Nu te gândești la strategia sau la ambițiile generale de creștere atunci când setezi KPI-uri
În timp ce KPI-urile ajută la măsurarea și urmărirea performanței continue a domeniilor cheie ale afacerii tale, ele sunt, de asemenea, un indicator esențial pentru a înțelege modul în care progresezi în direcția strategiei impuse și realizarea creșterii. Prin urmare, a nu reflecta asupra strategiei și a ambițiilor de creștere atunci când setezi KPI-uri poate avea ca rezultat o mulțime de valori care au un impact redus sau deloc asupra succesului afacerii tale.
Strategia este singura sursă de adevăr. Aceasta oferă o direcție generală pentru întreaga organizație, răspunzând la întrebări critice precum care este scopul afacerii, unde trebuie să mergeți și ce trebuie să faceți pentru a avea succes. Strategia nu este limitată în timp și, deoarece KPI-urile nu au o dată limită, acestea sunt tipul perfect de obiectiv pentru a măsura progresul către strategia ta.
- Măsurarea de dragul măsurării
Ziua noastră este deja inundată de tone de date și informații. Tocmai din acest motiv, poate fi adesea tentant să măsori totul sau lucrurile care sunt cel mai ușor de măsurat. Dar toate aceste informații sunt cheia pentru succesul continuu al echipei și al organizației tale? Probabil ca nu.
Pericolul cu traducerea tuturor punctelor de date cu care interacționează echipele și organizația este că vă pierzi simțul concentrării și, în cele din urmă, valorile care contează cu adevărat se diluează în amestec. Din acest motiv, atunci când setezi KPI-uri, este important să aveți acele conversații dificile.
Întreabă-te pe tine și pe echipa ta:
Considerați că organizația generală și/sau anumite zone ale organizației sunt sănătoase? De ce sau de ce nu? Dacă nu, valorile pentru a rezolva problema ar trebui să fie reflectate ca KPI-uri. Dacă da, acele valori care vă spun că lucrurile sunt sănătoase ar trebui să fie reflectate de asemenea ca și KPI-uri.
- Nerespectarea rezultatelor KPI
KPI-urile sunt fereastra în înțelegerea modului în care se desfășoară diferitele părți ale afacerii. Atunci când aceste domenii nu progresează conform intenției, este esențial să iei măsuri în timp util pentru a te asigura că afacerea rămâne pe drumul cel bun.
- Te bazezi prea mult pe reperele din industrie
Există o comoară de valori specifice industriei și echipelor, precum și repere țintă disponibile pe internet. Sunt un loc grozav din care să te inspiri, dar este important să reții că ceea ce funcționează pentru alții poate să nu funcționeze neapărat și pentru business-ul tău.
Așadar, fă cercetări pentru a obține o idee despre ceea ce fac alte organizații și echipe similare cu a ta. Dar apoi, așează-te cu echipa ta, discută despre ce este esențial pentru succesul tău și apoi reflectă acele priorități sub formă de KPI-uri.
Același lucru este valabil și pentru ținte. Utilizați reperele din industrie pentru a vă orienta, dar apoi stabiliți obiective care sunt realizabile pentru voi. Circumstanțele se schimbă mereu, previziunile și prioritățile tale se pot schimba, așa că reflectă aceste ajustări în ținte pentru a te asigura că avansezi continuu către destinația dorită.
- Nu pui pe cineva responsabil pentru un KPI
Atunci când nimeni nu este responsabil pentru un KPI, riști măsurarea necoordonată și inexactă. Va fi o lipsă de responsabilitate. Și, dacă toată lumea (adică o întreagă echipă) este responsabilă, atunci intri în riscul răspândirii responsabilității.
Este esențial să faci o singură persoană responsabilă pentru un KPI. Asta nu înseamnă că liderul este singurul care lucrează la KPI, ci, în schimb, acea persoană responsabilă centralizează responsabilitatea, punându-l responsabil să comunice ceea ce este necesar pentru a-l menține pe drumul cel bun.
Întrebări frecvente și răspunsurile lor:
Q: Ce este un KPI SMART?
Organizațiile folosesc adesea criterii SMART pentru a crea un KPI bun. Un KPI SMART este: Specific, Măsurabil, Atins, Relevant, limitat în Timp.
Q: De ce sunt importanți indicatorii de performanță pentru un business?
KPI-urile sunt importante, pentru că dacă nu știi cum progresezi în anumite domenii, nu știi de fapt unde mergi ca organizație. Nu ai nicio perspectivă dacă faci progrese către obiectivele tale strategice sau dacă te îndrepți în direcția pe care o vrei. KPI-urile acționează ca o „verificare a pulsului” a planului strategic.
Practica bate teoria.
Vrei să înveți SEO, aplicat, pe clienți și situații reale? Programează un call de 15 minute cu Matei în Calendly și hai să creem o situație win-win!
Programează pe Calendly
